Dokumentåtkomst och delning

Dokumentåtkomst per dokumentstatus och användarroll

Dokumentstatus	Ägare	Administratör	Användare
Utkast	Endast om mottagare	Endast om mottagare	Endast om mottagare
Pågående	Ja	Ja	Endast om mottagare
Signerat	Ja	Ja	Om mottagare eller via delad mapp
Lagrad	Ja	Ja	Om mottagare eller via delad mapp
Avböjt	Ja	Ja	Endast om tidigare varit mottagare

Utkast

Oavsett roll är dokument i utkast endast tillgängliga för medlemmar som är tillagda som mottagare.

Pågående

Dokument som har skickats ut för signering och ligger i pågående är synliga för alla Ägare och Administratörer samt för Användare som är mottagare i dokumentet. Men dokumentens innehåll kan endast visas av de som också är mottagare, vilket även gäller för Ägare och Administratörer.

Ägare och Administratörer som inte är mottagare har möjlighet att lägga till eller ta bort mottagare (inklusive sig själva), ändra dokumentets namn eller flytta det till en annan mapp. Om en medlem väljer att lägga till sig själv som mottagare, får de därmed tillgång till dokumentets innehåll.

Alla ändringar av mottagare meddelas till de befintliga mottagarna i dokumentet

Signerade och lagrade dokument

Signerade och lagrade dokument är tillgängliga för alla Ägare och Administratörer. Användare ser endast dessa dokument om de själva är mottagare eller om dokumentet ligger i en mapp som delats med dem.

Avfärdade avtal

Precis som för pågående avtal listas avfärdade avtal för alla Ägare och Administratörer men deras innehåll kan endast visas av de som varit mottagare. För Användare visas dokumentet endast om användaren tidigare varit en mottagare i dokumentet. Inga ändringar av mottagare kan göras på avfärdade avtal.

Delning av mappar

Ägare och Administratörer kan dela mappar med en Användare. När en mapp delas får Användaren automatisk åtkomst till alla signerade och lagrade dokument i mappen och dess undermappar.

Öppna mappens menyfält och klicka på Dela för att öppna delningsinställningarna, och välj sedan vilka Användare som ska ha tillgång till mappen och dess innehåll. Endast Användare listas då Ägare och Administratörer redan har full åtkomst till alla mappar.

En delad mapp visas med en orange delningsikon. Genom att klicka på ikonen kan du se och justera inställningarna för mappåtkomst. Användare kan se med vilka en mappen är delad, men de kan inte göra några ändringar i åtkomsten.

Om en undermapp delas är överordnade mappar inte synliga för Användaren. Till exempel, om "Kund - Alpha AB" hade delats med Användaren men inte "Sälj", kommer Användaren inte att kunna se att "Sälj" existerar.

Om en Användare tas bort från delningen förlorar den omedelbart tillgång till innehållet i mappen, men behåller tillgång till dokument där den är tillagd som mottagare.